Ciputra Entrepreneurship

Ciputra Entrepreneurship

Tips Praktis Jadi Lebih Diplomatis

04 Aug 2013 Hits : 7,857

Rutinitas bisnis sering kali mengharuskan entrepreneur untuk terlibat secara aktif dalam berbagai rapat formal, pertemuan resmi, diskusi untuk bertukar ide, atau sekadar berbagi pengalaman dengan rekan bisnis. Semua kegiatan tersebut tentunya membutuhkan ketrampilan komunikasi yang tinggi dan terlatih. Ketrampilan untuk berbicara secara diplomatis adalah salah satu poin penting untuk memenangkan hati rekan bisnis atau kolega. Selain itu, bisa juga digunakan untuk membina hubungan baik yang sudah terjalin dengan mitra bisnis yang telah ada.

Pertama-tama, apa itu komunikasi diplomatis? Kemampuan untuk berkomunikasi diplomatis ialah kemampuan seseorang untuk bisa membuat orang lain memahami pesan yang ingin ia sampaikan dan meyakinkan orang untuk mengubah opini atau pemikirannya tanpa pemaksaan atau harus merusak hubungan baik yang sudah dibina. Dalam sebuah komunikasi diplomatis, rasa saling hormat menghormati antarpihak yang bersangkutan masih terpelihara dengan baik.

Komunikasi diplomatis berkisar tentang bagaimana untuk bisa tetap bersikap jujur tetapi tidak terlalu blak-blakan. Dengan kata lain, kebenaran atau fakta sebisa mungkin disampaikan dengan penuh rasa hormat dan emosi positif. Hal ini patut diperhatikan karena pada kenyataannya, sering kita merasa tersakiti bukan oleh apa yang disampaikan tetapi bagaimana sebuah hal disampaikan.

Bagi Anda yang merasa belum memiliki ketrampilan penting ini, empat kiat berikut ini bisa membantu Anda meningkatkan ketrampilan berdiplomasi Anda di berbagai kesempatan:

Bersikap lentur
Pada kesempatan tertentu, bersikap terus terang dan langsung ke inti masalah bisa menghemat waktu dan menyampaikan ide dan opini Anda dengan lancar. Akan tetapi, Anda bisa sedikit demi sedikit beradaptasi dengan gaya komunikasi diplomatis dengan cara menghadiri sebuah sesi pelatihan untuk bisa lebih memahami konsep gaya-gaya komunikasi. Setiap orang pasti memiliki gaya komunikasi yang ia sukai, tetapi juga pada saat yang sama harus melihat sekelilingnya untuk mengetahui gaya komunikasi apakah yang orang lain sedang gunakan. Untuk itu, Anda bisa memodifikasi atau mengadakan perubahan yang diperlukan dalam gaya komunikasi sehingga hasil proses komunikasinya bisa lebih memuaskan.

Pilih kata-kata dengan cermat
Bagaimanapun orang lebih berfokus pada apa yang mereka dengarkan, bukan apa yang seseorang katakan. Tidak ada yang menyukai saat ide atau hasil kerja mereka ditolak. Pilihan kata yang berbeda bisa menimbulkan sensasi yang berbeda pula. Misalnya daripada secara gamblang mengatakan “Pensil ini berwarna putih”, Anda bisa mengatakan “Pensil ini tidak berwarna hitam”. Dalam contoh, kita bisa ketahui bagaimana kata yang dipilih akan berdampak signifikan terhadap persepsi.

Saat mengutarakan masukan atau pendapat, hindari sebisa mungkin pernyataan-pernyataan yang menyakitkan hati atau bernada memerintah seperti “Anda harus …”, Selalu …”, “Jangan pernah …”, dan sebagainya. Lebih disarankan untuk menggunakan frase-frase yang lebih sopan seperti “Mungkin Anda bisa mempertimbangkan untuk …”, “Saya pikir akan lebih baik jika …”, dan “ Sepertinya …”.

Strategi lainnya ialah dengan memberikan umpan balik dalam bentuk pertanyaan. Misalnya dengan menggunakan formula “Pernahkah Anda berpikir untuk …?” atau “Apakah Anda bisa mempertimbangkan untuk …?”. Untuk bisa berkomunikasi dengan diplomatis, seseorang harus terus berpikir tentang kata-kata yang mereka gunakan saat berinteraksi dengan orang lain karena kata-kata inilah yang berperan penting dan kuat.

Dengar, pikir dan bersikap terbuka
Kendalikan emosi saat berhadapan dengan orang lain, meskipun itu adalah bawahan Anda yang melakukan kesalahan. Sebelum bereaksi secara verbal, lebih baik jika Anda berpikir lebih jauh tentang apa yang akan Anda lontarkan. Jika kata-kata itu hanya akan membuat Anda lega untuk sesaat dan Anda bisa mencapai tujuan dalam jangka pendek dengan lebih mudah dengan mengatakannya meskipun harus berisiko menghancurkan hubungan antarpribadi yang telah terbangun, sebaiknya urungkan niat Anda.

Sebelum Anda menanggapi, berikanlah kesempatan untuk mendengarkan keterangan dari orang/ pihak lain yang terkait. Setelah mendengarkan keterangan, pastikan Anda mengutarakan opini dengan tetap menghormati perasaan, keinginan, dan kebutuhan orang yang Anda ajak bicara. Seorang komunikator yang diplomatis dapat menghindari penggunaan kata-kata yang dapat mereka sesali kemudian. Ia juga mengetahui kapan, bagaimana, di mana ia harus menyatakan ketidaksetujuan atau keberatan.

Namun, bagaimana jika Anda merasa tersinggung? Langkah pertama ialah cobalah amati situasi untuk bisa mengetahui keadaan yang sebenarnya dengan lebih objektif. Bernapas dalam-dalam juga akan menjernihkan pikiran Anda yang sedang kalut atau marah. Jika tingkat amarah terlalu tinggi, Anda bisa meminta waktu untuk keluar atau jeda sebentar.

Lepaskan ketegangan di tubuh dan wajah
Menjadi seorang komunikator yang diplomatis membutuhkan kemampuan untuk bisa tampil santai bahkan saat Anda sedang sangat tegang atau cemas. Bahasa tubuh Anda menyampaikan kesan yang mendalam pada orang lain. Maka dari itu, sikap tenang, santai dan tetap berbicara dengan intonasi dan nada yang wajar merupakan bekal penting agar bisa berkomunikasi  secara diplomatis.


Bagi Anda yang memiliki air muka yang sangat ekspresif, dibutuhkan sebuah latihan kontinu untuk mempertahankan kontak pandangan dengan ekspresi wajah yang netral namun tetap menyenangkan untuk dilihat. Ingat selalu untuk membuat semua bagian tubuh Anda tetap santai selama masa-masa sulit. Bagian-bagian tubuh yang sering menampakkan ketegangan ialah tangan, bahu, dan alis mata. Anda juga sebaiknya tidak menunjuk dengan jari telunjuk secara langsung ke arah seseorang atau melambai, karena gerakan seperti ini berpotensi untuk menyinggung perasaan orang.

Ketrampilan berkomunikasi secara diplomatis bisa dilatih setiap saat dan dipraktikkan agar semakin cepat terasah. Latihan mental juga berperan penting sehingga Anda tidak perlu menunggu sebuah kondisi ‘krisi’ yang bisa melatih gaya komunikasi Anda. Bayangkanlah Anda berada dalam sebuah situasi yang sulit yang membuat Anda gugup, marah, atau terpojok kemudian Anda mencoba memberikan reaksi yang sesuai dengan kiat-kiat komunikasi diplomatis di atas. (*/Akhlis)